O Encontro Anual é aberto a apresentação de comunicações, que podem ser apresentadas por qualquer interessado, associado da Ad Urbem ou não. As comunicações submetidas para apresentação estão sujeitas a aprovação por parte da Comissão Científica. 

Para o segundo dia do Encontro (a realizar no próximo dia 14 de fevereiro):  

Os Resumos (a enviar até 20 de janeiro) devem seguir as seguintes orientações:  
- indicar o nome do autor ou autores da comunicação (de preferência primeiro nome e apelido), instituição, morada para correspondência e respectivos contactos (email, telefone e/ou telemóvel);  
- respeitar a dimensão máxima de 2500 carácteres com espaços;  
- lista de palavras-chave (até ao máximo de seis).  

As Comunicações (a enviar até 12 de fevereiro) devem respeitar as regras de apresentação definidas nos seguintes documentos: 
- Normas de apresentação das comunicações [ NORMAS ] 
- Template das comunicações em word [ TEMPLATE ] 

Apenas as comunicações aprovadas pela Comissão Científica serão publicadas nas Actas do Encontro.A aceitação da comunicação não implica a garantia da sua apresentação oral no Encontro. Para tal, considerada a respetiva relevância para os objetivos do Encontro, apenas serão selecionadas até 4 comunicações/tema.